Le but principal de l'événement est de fournir des informations aux participants ou d'acquérir une certaine expérience par les participants. Un événement idéal est comme une horloge - tout se déroule dans un ordre strict, les actions des organisateurs sont coordonnées et ne se désaccordent pas les unes avec les autres. C'est le résultat d'une planification et d'une préparation, qui prennent généralement plusieurs mois.
Il est nécessaire
- - un effectif d'au moins cinq salariés
- - le budget de l'événement
Instructions
Étape 1
Tout d'abord, définissez le but et le thème de l'événement. Sur cette base, l'ensemble du schéma ultérieur de l'événement sera construit. L'objet de l'événement détermine l'approche marketing et le public cible auquel l'événement est dédié.
Étape 2
Décidez d'un lieu pour l'événement. Le lieu doit dépendre à la fois du but de l'événement et du nombre de participants, ainsi que du scénario attendu de l'événement. Il est important de prendre soin du service des clients. Considérez plusieurs options et choisissez le rapport qualité-prix le plus optimal.
Étape 3
Faites la promotion active de l'événement. La campagne publicitaire doit commencer un mois et demi avant le début de l'événement et se terminer un mois avant. En parallèle, la procédure de "cold calls" pour inviter des invités à un événement est raisonnable. Toutes les opérations pour la constitution des listes de participants doivent être achevées au maximum une semaine avant l'événement.
Étape 4
Utilisez l'aide de sponsors ou de dignitaires. Cela renforcera non seulement vos relations d'affaires, mais donnera également un certain statut à votre événement. Allouez du temps à ces personnes pour parler, de préférence au début de l'événement.
Étape 5
Répartir les responsabilités entre le personnel impliqué dans la coordination de l'activité. Chacun doit clairement connaître son cercle de responsabilité et les événements qu'il doit contrôler. Il ne doit pas y avoir de points blancs, chacun doit avoir ses instructions sous forme imprimée et les connaître par cœur.
Étape 6
La veille du séminaire, il est nécessaire de ré-instruire le personnel qui assure les activités de coordination lors de l'événement. Le jour de l'événement, tous les coordinateurs doivent se présenter au moins une heure avant le début de l'événement.
